EdukasiPlus.id – Menyelesaikan banyak tugas di tempat kerja memang menantang.
Hari-hari kerja kita dipenuhi dengan rapat, tenggat waktu, dan proyek yang menuntut perhatian.
Dan jika Anda salah satu dari 27,6 juta orang di AS yang bekerja dari rumah, mengelola banyak tugas sudah menjadi bagian dari hidup.
Kunci untuk mengelola banyak tugas secara efektif adalah memahami cara kerja otak Anda dan memanfaatkan pengetahuan tersebut.
Berikut 5 strategi yang didukung sains untuk mengelola berbagai tugas, menghindari efek biaya peralihan, dan meningkatkan produktivitas.
1. Buat daftar tugas utama
Langkah pertama dalam mengelola banyak tugas adalah membuat daftar semua yang perlu Anda lakukan.
Membuat daftar tugas utama memastikan Anda mempertahankan perspektif yang menyeluruh dan tidak melupakan hal-hal penting.
Untuk membuat daftar tugas utama yang efektif, buatlah sesederhana mungkin.
Ini adalah ikhtisar tingkat tinggi yang akan Anda prioritaskan dan sempurnakan nanti, jadi jangan terlalu dipikirkan.
Catat saja daftar tugas, dan berikan setiap pekerjaan poin-poinnya sendiri. Saat ada hal baru yang muncul, tambahkan ke daftar utama.
Memiliki satu tempat untuk melihat ikhtisar lengkap tugas-tugas Anda akan membantu Anda merasa tidak terlalu kewalahan.
2. Prioritaskan tugas Anda
Setelah Anda memiliki daftar tugas utama, mulailah memprioritaskan tugas-tugas Anda dan membaginya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Di sinilah pekerjaan yang sebenarnya dimulai — dan di sinilah banyak orang merasa terhambat.
Setiap Minggu malam atau Senin pagi, duduklah dan tinjau daftar tugas utama Anda untuk mengatur tugas-tugas selama seminggu.
Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen tugas, alat manajemen proyek, atau menulis tangan di agenda.
Saat Anda melihat setiap pekerjaan, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti:
Apakah tugas ini sejalan dengan tujuan jangka panjang saya?
Apakah tugas ini memiliki tonggak pencapaian yang sensitif terhadap waktu?
Apakah tugas ini berprioritas tinggi atau rendah?
3. Rencanakan dengan bijak menggunakan metode manajemen tugas
Sekarang setelah Anda tahu tugas apa yang membutuhkan perhatian Anda, saatnya untuk mulai merencanakan hari-hari Anda.
Di sinilah manajemen tugas berperan. Manajemen tugas melibatkan pengorganisasian pekerjaan Anda dan penjadwalan tugas-tugas Anda untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Mengelola tugas-tugas Anda memastikan Anda memiliki jumlah waktu yang tepat untuk mengerjakan hal-hal yang paling penting.
Ada beberapa metode manajemen tugas yang tersedia, jadi bereksperimenlah untuk menemukan cara terbaik bagi Anda.
Jika Anda lebih suka alat bantu visual, pertimbangkan untuk menggunakan papan Kanban untuk melacak tugas Anda.
Sistem ini menggunakan kartu dan kolom untuk membantu Anda mengatur pekerjaan secara visual dan melihat apa yang perlu dilakukan selanjutnya.
4. Optimalkan alur kerja Anda dengan teknik manajemen waktu
Setelah memiliki sistem manajemen tugas, saatnya untuk mulai memikirkan pengoptimalan alur kerja guna memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk beberapa tugas.
Di sinilah manajemen waktu berperan. Manajemen waktu adalah proses menggunakan waktu Anda secara bijak untuk mencapai tujuan Anda.
Meskipun setiap orang memiliki preferensi manajemen waktu masing-masing, Teknik Pomodoro adalah cara yang populer untuk memulai.
Strategi manajemen waktu ini membagi pekerjaan menjadi interval 25 menit, atau pomodoro (bahasa Italia untuk tomat, dinamai menurut pencipta pengatur waktu berbentuk tomat, Francisco Cirilli, yang biasa mengatur waktu sesinya).
5. Kurangi gangguan dan tingkatkan fokus
Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola beberapa tugas adalah tetap fokus pada satu tugas saat bekerja.
Ada begitu banyak gangguan di sekitar kita — pesan Slack, notifikasi media sosial, panggilan telepon, bahkan pikiran kita!
Mudah teralihkan, tetapi ada cara untuk mengurangi gangguan dan meningkatkan fokus.
Pertama, cobalah meminimalkan gangguan dengan mematikan notifikasi, mengatur pesan di luar jam operasional, dan mengaktifkan mode “Jangan Ganggu” di ponsel Anda.
Blokir situs web dan aplikasi yang mengganggu menggunakan aplikasi produktivitas seperti Freedom.
Headphone peredam bising juga bermanfaat bagi rekan kerja yang banyak bicara atau anggota keluarga yang berisik.
