EdukasiPlus.id – Anggaran yang dihabiskan untuk bekerja banyak yang mubazir dan boros?
Berikut adalah 5 kiat untuk menghindari efek biaya peralihan dan memaksimalkan hari kerja Anda.
1. Mulailah hari Anda dengan sebuah rencana
Memprioritaskan manajemen waktu dapat membantu Anda menghindari efek biaya peralihan.
Sebelum memulai hari kerja, luangkan beberapa menit untuk meninjau daftar tugas dan membuat rencana untuk hari itu.
Ketika Anda tahu apa yang perlu dilakukan (dan kapan), kecil kemungkinan Anda akan beralih tugas.
Banyak alat dan teknik tersedia untuk membantu merencanakan jika Anda berjuang dengan manajemen waktu yang buruk.
Tempat yang bagus untuk memulai adalah dengan metode langsung seperti pengelompokan tugas.
Pengelompokan tugas adalah strategi manajemen waktu di mana Anda mengelompokkan tugas-tugas serupa bersama-sama dan mengerjakannya dalam blok.
Misalnya, Anda dapat mengelompokkan semua korespondensi email menjadi satu jam di penghujung hari atau menangani semua panggilan telepon dalam satu blok di pagi hari.
Mengelompokkan tugas-tugas yang serupa dan mengulangi proses kognitif yang serupa dapat membantu mengurangi pengalihan tugas dan biayanya.
2. Sisihkan waktu untuk pekerjaan mendalam
Sarankan bagaimana kita dapat menjadwalkan pekerjaan mendalam ke dalam jadwal kita. Di antaranya adalah:
Ritualkan. Pilih tempat dan waktu tertentu untuk melakukan pekerjaan mendalam, dan patuhi rencana yang terorganisasi (seperti tidak menggunakan telepon, dll.)
Media sosial dan perangkat tidak seharusnya menyita seluruh waktu Anda. Beristirahatlah secara teratur untuk sekadar berdiam diri.
Kurangi waktu untuk pekerjaan yang menyita waktu. Fokus pada pekerjaan mendalam dengan menjadwalkan blok-blok pekerjaan terlebih dahulu.
3. Pecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil
Pekerjaan besar dapat terasa membebani, sehingga Anda tergoda untuk beralih ke tugas lain atau menunda-nunda dengan mengerjakan banyak tugas sekaligus.
Tahan keinginan tersebut — jika suatu pekerjaan tidak dapat diselesaikan dalam satu sesi kerja, mundurlah sejenak dan tentukan bagaimana Anda dapat mengerjakannya selangkah demi selangkah.
Jika Anda mengalami kesulitan, cobalah alat prioritas seperti matriks manajemen waktu. Ini dapat membantu memecah tugas-tugas dan memprioritaskannya berdasarkan kepentingan dan urgensi.
Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan laporan yang panjang, Anda dapat membaginya menjadi beberapa tugas seperti “meneliti”, “membuat kerangka”, dan “menulis draf”.
4. Cobalah Aturan 80-20
Teknik lain yang dapat meminimalkan peralihan tugas dan memaksimalkan produktivitas adalah Aturan 80-20, yang juga dikenal sebagai Prinsip Pareto.
Berdasarkan pengamatan yang ditulis oleh ekonom Italia Vilfredo Pareto pada tahun 1909, aturan ini menyatakan bahwa kita mencapai 80% tujuan dengan 20% usaha.
Dengan kata lain, kita dapat membuat dampak yang signifikan dalam waktu yang singkat jika kita berfokus pada hal yang tepat.
Untuk menggunakan Aturan 80-20 guna mengurangi peralihan tugas, mulailah dengan mengidentifikasi 20% tugas yang akan memberi Anda hasil paling banyak.
Jadikan tugas-tugas ini sebagai prioritas, lalu delegasikan atau jadwalkan 80% tugas lainnya.
Memfokuskan energi pada rangkaian tugas yang akan menghasilkan hasil berarti Anda tidak akan tergoda untuk beralih ke tugas yang berbeda, sehingga mengurangi biaya peralihan.
5. Singkirkan gangguan
Fokus tanpa gangguan sangat penting untuk kinerja tugas yang maksimal.
Sayangnya, dunia kita penuh dengan gangguan yang terus-menerus, mulai dari ponsel dan media sosial hingga rekan kerja dan anggota keluarga.
Jika kita ingin menghindari pergantian tugas, kita perlu menemukan cara untuk meminimalkan gangguan.
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi gangguan dan meningkatkan fokus:
Matikan ponsel atau singkirkan dari ruang kerja Anda
Nonaktifkan notifikasi media sosial di ponsel dan komputer.
Bekerjalah di lingkungan yang tenang jika memungkinkan
Tetapkan batasan dengan teman dan anggota keluarga
Gunakan alat digital seperti aplikasi fokus untuk memblokir situs web yang mengganggu
Belilah headphone peredam bising untuk mengurangi rangsangan
Beri tahu orang lain saat Anda tidak tersedia
